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Comment optimiser la gestion des frais de votre entreprise ?

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En tant que dirigeant d’entreprise, vous vous êtes sans doute rendu compte assez tôt que derrière chaque réussite de votre entreprise et étape de développement franchie par votre structure, vous avez toute une quantité de frais générés qui peuvent très rapidement devenir problématiques. C’est pourquoi il est nécessaire de mettre en place un outil de gestion efficace. Suivre et traiter ces notes de frais qui s’accumulent au fur et à mesure que vous étendez votre activité peut être réellement chronophage et vous empêcher de vous concentrer sur le cœur de votre métier. Nous vous proposons de faire un zoom sur la question.

Gestion des notes de frais

Il faut retenir dès le départ que la gestion de frais est une opération délicate, surtout si cela vous demande d’inscrire chacune d’entre elles dans votre comptabilité.

Lorsque votre entreprise se développe, vous pouvez être appelé à augmenter le nombre de vos collaborateurs et à effectuer plusieurs déplacements. Lors de ces déplacements dans le cadre d’une mission professionnelle, vous, dirigeant ou vos collaborateurs aurez des frais à faire rembourser par l’entreprise. Le justificatif de cette dépense est appelé note de frais.

Ce document, généralement délivré par l’employeur, doit mentionner la date, le lieu, le motif et le montant de la dépense et doit absolument être accompagné d’un justificatif de la structure ayant émis un reçu : ticket de caisse ou facture obligatoirement suivie de la mention « payée ». Peuvent être remboursés les frais de déplacement, d’hébergement, de repas et dans certains cas, les frais engagés pour le télétravail.

Comment optimiser la gestion des notes de frais ?

Il est possible que les employés cherchent à augmenter le montant inscrit sur les notes de frais afin de se faire rembourser plus que la somme déboursée au départ. Cet inconvénient peut heureusement être évité en ayant recours à un modèle prédéfini de note de frais qui servira à noter les informations essentielles.

Ce formulaire est généralement délivré en modèle prêt à l’emploi par les solutions de gestion des notes de frais. Justement, lorsque votre effectif est encore assez réduit, votre service de comptabilité peut bien s’en sortir, mais à partir du moment où vos équipes évoluent, les notes de frais commencent à s’accumuler et les justificatifs peuvent se perdre dans la foulée.

La solution la plus adaptée pour venir en aide aux employés afin de les aider à saisir automatiquement leurs notes de frais est un outil de gestion adapté. Idéalement accessible sur smartphone, cet outil permettra à vos collaborateurs de saisir automatiquement ces données.

Aussi, ce type de dispositif peut être avantageux pour votre comptabilité, car il permet de complètement décharger ce service des tâches chronophages telles que la réalisation des fiches de notes de frais et surtout de la saisie de chacune d’elles. Vos employés seront ainsi remboursés dans les plus brefs délais et vous n’aurez plus à vous soucier du suivi de chaque remboursement, l’outil le fait à votre place ! Un véritable gain de temps et d’efficacité recommandé pour toutes les structures.

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Renaud Leroy

Blogueur