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Comment optimiser la gestion des notes de frais en entreprise ?

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Le processus de gestion des notes de frais est un véritable enfer pour presque toutes les entreprises de tous types et de toutes tailles. De nombreux travailleurs font des déplacements professionnels chaque année pour remplir la procédure note de frais. Il y a les employés qui doivent gérer leurs dépenses pour se faire rembourser, des managers qui doivent approuver les notes de frais ou le service comptable qui doit procéder au remboursement. Cependant, il existe des moyens efficaces pour optimiser la gestion des notes de frais au sein d’une entreprise.

Quelques moyens pour faciliter la politique de dépense

La première chose à faire serait de mettre en place une politique de dépenses claire et accessible à l’ensemble des collaborateurs. En effet, l’entreprise doit s’assurer que tous les salariés soient au courant de cette politique surtout pour les employés qui sont souvent en déplacement professionnel.

Ainsi, le libre accès à ce programme permet de remplir et de contrôler les notes de frais en bonne et due forme pour éviter toute erreur. De même, la mise en place d’un programme de carte bancaire prépayée rechargeable peut s’avérer utile pour avoir une traçabilité précise de toutes les transactions réalisées par les employés en déplacement.

Par ailleurs, l’automatisation est aussi une solution pour gagner du temps et réduire les coûts notamment en matière de ressources mobilisées. Avec moins d’intervention humaine, l’entreprise verra une efficacité dans la gestion de ses notes de frais et un gain de productivité.

 

L’importance des archives en matière de gestion des frais

L’élément clé qu’il faut prendre en considération en termes de gestion des notes de frais concerne l’enregistrement des pièces justificatives par la société ou l’entreprise. Ces documents sont importants c’est pourquoi il faut les archiver précieusement. C’est valable aussi bien pour l’entreprise que pour l’employé. Ces papiers ont l’objet d’une caution de remboursement note de frais effectué  par le salarié dans sa mission professionnelle.

Du côté de l’entreprise, ces papiers sont indispensables en cas de contrôle appliqué sur la gestion des notes de dépenses ou de contrôle au niveau du fisc. Depuis peu, la méthode d’archivage physique n’est plus, car il existe désormais des moyens numériques pour conserver et stocker les justificatifs. De ce fait, la loi permet à l’entreprise de jeter le papier et les archiver dans un centre spécial qui répond aux normes en vigueur. En parlant de moyen numérique, la mise en place d’un outil de gestion des notes de frais pourrait faciliter la gestion des paiements en entreprise.

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Renaud Leroy

Technicien & Journaliste dans le BTP